Privacybeleid
PRIVACYBELEID CELTIC COOLING (CELTIC PROJECTS B.V.)
Versie: 5 februari 2026
1. WIE WIJ ZIJN (VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE)
1.1 Handelsnaam: Celtic Cooling
1.2 Juridische entiteit: Celtic Projects B.V.
1.3 Adres: Bethlehemlaan 4, 2181 HN Hillegom, Nederland
1.4 E-mail (algemeen): info@celtic.nl (t.a.v. “Privacy”)
1.5 E-mail (sales): sales@celtic.nl
1.6 KvK: 94556229
2. OP WIE DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING IS
2.1 Dit privacybeleid geldt voor:
2.1.1 bezoekers van onze website,
2.1.2 (potentiële) klanten die informatie, advies, een offerte of service aanvragen,
2.1.3 klanten voor wie wij ontwerpen, leveren, installeren, onderhouden of repareren,
2.1.4 contactpersonen bij leveranciers, partners en (onder)aannemers.
3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WIJ VERWERKEN
3.1 Website- en contactgegevens:
3.1.1 naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer,
3.1.2 inhoud van berichten en aanvragen die u aan ons stuurt.
3.2 Project- en offertegegevens (voor koel- en vriesprojecten en service):
3.2.1 projectlocatie en adresgegevens,
3.2.2 projectinformatie zoals ruimtematen, schetsen/tekeningen, foto’s, volumes, product of toepassing,
3.2.3 specifieke facility-eisen, beschikbaar vermogen (power availability), planning en budgetindicaties (indien door u gedeeld),
3.2.4 gegevens over bestaande apparatuur (indien van toepassing),
3.2.5 contactpersoon- en bereikbaarheidsgegevens op locatie.
3.3 Uitvoering, service en onderhoud:
3.3.1 werkbonnen, onderhouds- en interventiehistoriek,
3.3.2 storingsmeldingen en diagnose-informatie,
3.3.3 serienummers en installatiegegevens (voor garantie, service en onderdelen).
3.4 Administratie en facturatie:
3.4.1 factuurgegevens en betaalstatus,
3.4.2 bank- of betaalgegevens voor zover nodig voor verwerking van betalingen (wij bewaren in de regel geen volledige kaartgegevens als een betaalprovider de betaling afhandelt).
3.5 Technische gegevens (websitegebruik):
3.5.1 IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s en vergelijkbare technische gegevens, meestal via cookies en soortgelijke technologieën (afhankelijk van uw cookiekeuze).
4. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS VERKRIJGEN
4.1 Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via contactformulieren, e-mail, telefoon of tijdens projectafstemming.
4.2 Tijdens uitvoering van opdrachten, bijvoorbeeld bij site visits, oplevering, onderhoud en service-interventies.
4.3 Via zakelijke contactpersonen bij klanten/partners die projectinformatie of contactgegevens aanleveren.
5. WAAROM WIJ UW GEGEVENS VERWERKEN EN OP WELKE GRONDSLAG
5.1 Contact en offertes (vragen beantwoorden, advies geven, offerte opstellen).
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, wanneer dit leidt tot een opdracht, uitvoering van de overeenkomst.
5.2 Uitvoering van de overeenkomst (ontwerp, installatie, onderhoud, herstellingen, service, planning en nazorg).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
5.3 Leveringen en onderdelen (bestellingen, logistiek, onderdelenbeheer, garantieafhandeling).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
5.4 Facturatie en wettelijke administratie (boekhouding, btw, wettelijke bewaarplichten).
Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
5.5 Beveiliging en bedrijfscontinuïteit (IT-beveiliging, fraudepreventie, misbruikpreventie, kwaliteitsbeheer).
Grondslag: gerechtvaardigd belang.
5.6 Marketing en relatiebeheer (bijvoorbeeld opvolging van aanvragen, klanttevredenheid, referenties).
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar wettelijk vereist, toestemming. U kunt zich altijd verzetten tegen direct marketing.
5.7 Juridische claims en geschillen (vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten).
Grondslag: gerechtvaardigd belang.
6. MET WIE WIJ UW GEGEVENS DELEN
6.1 Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld met:
6.1.1 IT- en hostingdienstverleners (website, e-mail, CRM),
6.1.2 boekhouder, administratieve dienstverleners en bank/betaalproviders,
6.1.3 leveranciers en logistieke partners (leveringen, spare parts),
6.1.4 (onder)aannemers en servicepartners die betrokken zijn bij uitvoering of onderhoud,
6.1.5 onze teams of operationele locaties buiten Nederland wanneer dit nodig is voor uitvoering en lokale service (zie artikel 7).
6.2 Waar partijen in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken (zoals verwerkersovereenkomsten) wanneer dit vereist is.
7. DOORGIFTE BUITEN DE EER (EU/EEA)
7.1 Celtic Cooling werkt internationaal. Bij projecten en service buiten de EER (bijvoorbeeld in Afrika) kan het nodig zijn dat persoonsgegevens worden verwerkt door lokale teams, partners of leveranciers.
7.2 Indien persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen volgens de AVG, zoals EU-standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende mechanismen, waar van toepassing.
8. COOKIES EN GELIJKAARDIGE TECHNOLOGIEËN
8.1 Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de website te laten functioneren, te beveiligen en (afhankelijk van uw keuze) te analyseren en te verbeteren.
8.2 Niet-essentiële cookies plaatsen wij alleen wanneer dit wettelijk vereist is en u daarvoor toestemming geeft.
8.3 U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van cookies kan invloed hebben op de werking van de website.
9. BEWAARTERMIJNEN
9.1 Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om ze langer te bewaren.
9.2 Richttermijnen:
9.2.1 offerte- en aanvraaggegevens zonder opdracht: tot 24 maanden na het laatste contact,
9.2.2 project- en servicedossiers: zolang nodig voor uitvoering, nazorg, garantie en redelijke bewijsvoering,
9.2.3 facturen en boekhoudkundige gegevens: volgens wettelijke bewaarplichten (veelal 7 jaar),
9.2.4 communicatie: zolang relevant voor dossieropvolging en bewijsvoering.
10. UW RECHTEN (AVG/GDPR)
10.1 U heeft, binnen de voorwaarden van de wet, de volgende rechten:
10.1.1 recht op inzage,
10.1.2 recht op rectificatie,
10.1.3 recht op wissing (waar dit kan),
10.1.4 recht op beperking van verwerking,
10.1.5 recht op overdraagbaarheid van gegevens (data portability),
10.1.6 recht van bezwaar (met name tegen direct marketing),
10.1.7 recht om toestemming in te trekken (waar verwerking op toestemming steunt).
10.2 U kunt uw verzoek indienen via info@celtic.nl (t.a.v. “Privacy”).
10.3 Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om een redelijke verificatie van uw identiteit.
11. BEVEILIGING
11.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking.
11.2 Geen enkel systeem is 100 procent veilig. Wij evalueren en verbeteren onze maatregelen doorlopend.
12. KLACHTEN
12.1 Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem eerst contact met ons op via info@celtic.nl (t.a.v. “Privacy”).
12.2 U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland):
Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Telefoon: 070 8888 500
13. WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACYBELEID
13.1 Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De meest recente versie geldt vanaf de datum bovenaan dit document.